Rapports & écrits
Un exemple :
Le service d’une administration prépare un préavis destiné à un Conseiller d’état, en charge de le défendre devant le Grand Conseil. Votre projet dépend de sa décision d’octroyer le budget d’investissement.
Mais, avant d’atteindre cette étape, vous devrez convaincre votre chef de service, obtenir les déterminations de plusieurs entités financières et juridiques, qui vous demanderont d’apporter des modifications à votre dossier.
Enfin, vous aurez l’opportunité de présenter et de défendre votre projet devant une commission du Grand Conseil, dont le préavis sera absolument capital pour le débat devant la Chambre.
De manière paradoxale, l’élaboration de ce type de document est accompli en plus des horaires de bureau et au détriment de l’opérationnel, en de multiples étapes ou à domicile, bref, dans de mauvaises conditions.
o La structure du texte est mal organisée, le style inadapté, le message peu clair. Votre document n’est ni percutant, ni convaincant
o Vous êtes amené à revoir votre texte à plusieurs reprises
o Le document est structuré, complet et synthétique
o Vos besoins sont indiscutables, votre solution la meilleure
o Les coûts sont calculés au plus juste
o La planification est réaliste et ne peut être retardée
o Les structures de contrôle donneront toutes les garanties de maîtrise des coûts et délais
o La durée de rédaction est trop longue, le délai fixé non tenu, la planification repoussée
o D’autres projets plus aboutis vont prendre votre créneau
o Le délai est validé par le mandataire et garanti par GSE
o Le destinataire est favorablement disposé par un document de qualité qui lui parvient dans les délais.
o La crédibilité du projet et de son chef est renforcée
o Vous avez de la difficulté à répondre dans les temps aux divers services amenés à se prononcer durant le processus de consultation
o Le document est modifié, mais le temps manquant, sa qualité générale, sa cohérence en particulier, est plus faible
o Par son engagement pour votre projet, le suivi du traitement est garanti dans le délai prévu
o Par son sens des responsabilités, à chaque étape, GSE cherche à améliorer la qualité de votre préavis
o Devant la Commission, le porteur du projet est insuffisamment préparé et mal à l’aise
o Ses idées sont peu claires, car il a plusieurs versions de son document en tête
o Les membres de la Commission ne sont pas convaincus
o La séance de commission fait l’objet d’une préparation, d’une mise en situation. Le chef de projet sera en pleine possession de ses moyens
o Par son expérience, GSE anticipe les questions qui seront posées. Les réponses sont préparées
o Le Chef de service est impliqué dans la démarche et préparé pour soutenir son chef de projet